O Cabeçalho Perspectiva

Os itens vistos na estrutura de tópicos dependem da perspectiva visualizada. Você pode restringir o foco a algumas coisas que gostaria de realizar no curto prazo com a perspectiva Previsão, solucionar questões de acordo com o contexto com Etiquetas ou ter uma visão geral do trabalho que há pela frente em diversos Projetos, por exemplo.

O nome da perspectiva atual aparece na parte superior da estrutura de tópicos, juntamente com o número de itens visíveis no momento.

A Anatomia de uma Linha

A estrutura de tópicos do OmniFocus é composta de linhas que representam itens (tarefas capturadas com o OmniFocus) ou outras partes da estrutura organizacional, como pastas ou etiquetas.

As linhas mostram todos os tipos de informações sobre um item, como o projeto a que pertence, as etiquetas relevantes, datas de vencimento e estado de conclusão na forma de círculos de estado.

Por padrão, as linhas da estrutura de tópicos usam a opção de layout Colunas para apresentação dos dados.

A figura abaixo representa a divisão de um item na Caixa de Entrada, contendo várias informações adicionais sobre a tarefa em questão, usando a apresentação padrão Colunas.

1. Círculo de Estado — Uma representação visual do estado de conclusão do item, juntamente com outros atributos importantes. Clique no círculo de estado de um item ativo para marcá-lo como concluído.

2. Título — O título do item. O título com texto preto geralmente indica que um item pode ser acionado; os itens concluídos, bloqueados, em espera ou pais de grupos têm título com texto cinza (a menos que vençam logo ou tenham vencido).

3. Projeto — Se houver um projeto atribuído ao item, aparecerá aqui a sua localização na hierarquia de projetos. Por se tratar de um item da Caixa de Entrada (normalmente, deve-se limpar os itens da Caixa de Entrada com projetos), este item é indicado sem um projeto.

4. Etiquetas — Aqui aparecem todas as etiquetas atribuídas ao item. Um item pode ter quantas etiquetas você quiser; se houver mais etiquetas que o espaço horizontal na linha, as etiquetas adicionais serão indicadas por reticências.

5. Datas — Se houver datas de vencimento ou datas adiadas atribuídas ao item, elas aparecerão aqui quando relevante (após decorrida uma data adiada, ela não será mais mostrada).

6. Notas e Anexos, Sinaliz. — Estes ícones indicam se o item inclui ou não notas ou anexos (o ícone aparece preenchido quando há uma nota ou anexo presente) e se o item está sinalizado.

Linhas de Projetos, Pastas e Etiquetas

Além dos atributos comuns dos itens da Caixa de Entrada, as linhas de projetos, pastas e etiquetas podem conter várias outras informações úteis.

1. Ícone de Tipo de Linha — Os projetos, pastas e etiquetas têm ícones ao lado deles para ajudá-lo a lembrar-se da perspectiva atual e da relação da linha com os componentes ao seu redor. Os projetos podem ser subdivididos por tipo: Sequencial, Paralelo e de Ações Simples.

2. Triângulo de Expansão — Clique nele para contrair ou expandir a pasta, projeto ou etiqueta, a fim de ocultar ou mostrar seu conteúdo.

3. Estado da Linha — Aqui são mostrados os projetos e etiquetas com estado diferente de Ativo. Além do estado Ativo (sem ícone), os projetos podem ter os estados Em Espera, Concluído ou Descartado, enquanto as etiquetas podem ter os estados Ativo, Em Espera ou Descartado.

4. Contagem de Itens — O número total de itens no projeto ou etiqueta.

5. Resumo de Vencimento — Quando há espaço suficiente na linha, é mostrada aqui uma divisão dos estados de vencimento (vencem logo e vencidos) dos itens do projeto, pasta ou etiqueta.

6. Notas e Anexos, Sinaliz. — Estes ícones indicam se há notas ou anexos associados ao projeto em si (e não aos itens nele contidos) e se o projeto está sinalizado. Não é possível atribuir notas, anexos e o estado sinalizado a pastas ou etiquetas.

Círculos de Estado

O círculo de estado de um item funciona como alvo para marcá-lo quando estiver concluído. Clique no círculo para marcar o item como concluído ; ou então, clique mantendo a tecla Opção pressionada para descartar o item .

Os círculos de estado também transmitem informações importantes sobre um item: os itens podem vencer logo (âmbar), estar vencidos (vermelho) ou sinalizados (laranja). Os itens repetitivos também são distinguidos pelas reticências no centro.

Se um item tiver mais de um estado, o círculo mostrará várias cores simultaneamente para comunicar cada atributo relevante.

Limpeza

Quando você marca um item como concluído clicando em seu círculo de estado , o item pode não desaparecer imediatamente da estrutura de tópicos. Caso tenha definido a limpeza de itens ao alterar perspectivas, eles permanecerão onde estão até você navegar para outro local ou limpá-los manualmente clicando em Limpar, na barra de ferramentas, ou escolhendo Organizar > Limpar (Comando-K).

Se um item concluído não desaparecer nem mesmo depois da limpeza da visualização atual, verifique as Opções de Visualização da perspectiva. É provável que a visualização esteja definida como Todos. Tente definir as Opções de Visualização como Restantes ou Disponíveis para ocultar os itens concluídos.

Se você alterar o estado de uma ação para outro que a ocultaria nos ajustes de visualização atuais (por exemplo: marcar um item como Concluído em uma perspectiva, com as Opções de Visualização definidas como Disponíveis) e, posteriormente, apagar o projeto ou etiqueta que a contém, o OmniFocus o avisará que você pode estar prestes a apagar algo sem querer. Para ver esses itens ocultos, altere as Opções de Visualização da perspectiva atual para Todos.

Como Agrupar Itens

É possível usar grupos para criar listas de itens aninhadas na estrutura de tópicos: podem ser grupos de itens na caixa de entrada ou grupos de ações dentro de um projeto (às vezes também chamados de subprojetos).

Ao criar um grupo de ações, você estará criando uma relação hierárquica de pai e filhos entre uma ação e as ações nela contidas. Se o grupo desejado de pai e filhos for composto de ações já existentes, isto pode ser feito selecionando-se as ações a serem convertidas em filhos; em seguida:

• Arraste-as sobre a ação pai, para que esta seja selecionada e mostre uma linha de inserção vertical recuada abaixo dela; depois, solte-as; ou então

• Posicione-as logo abaixo da ação pai desejada na estrutura de tópicos e escolha Organizar > Recuar (Comando-]).

Caso a ação pai do grupo ou suas ações filho ainda não tenham sido criadas, há duas outras formas de criar grupos.

Para criar um grupo a partir de uma ação existente que será a ação pai:

• Crie ações filho do zero. Para isso, escolha Organizar > Adicionar Dentro (Maiúsculas-Comando-]) com a ação pai desejada selecionada. Será criada uma nova ação com a ação selecionada como pai.

Para criar um grupo a partir de ações existentes, sem nenhuma que seja pai:

• Selecione os itens que deseja agrupar e escolha Organizar > Agrupar (Opção-Comando-G). Será criada uma nova ação sem título para representar o grupo; os itens selecionados serão recuados para se tornar seus filhos.

Depois de criado um grupo, você poderá usar o inspetor para alterar seu tipo e determinar se o grupo será preenchido automaticamente quando a última ação nele contida for marcada como concluída.

Como Agrupar Projetos com Pastas

Além de agrupar ações dentro de outros itens, ao usar a perspectiva Projetos você poderá agrupar projetos relacionados usando pastas.

Para criar uma pasta de projetos, siga estes passos:

1. Selecione dois ou mais projetos na barra lateral.

2. Escolha Organizar > Agrupar (Opção-Comando-G). Com isto, os projetos selecionados serão colocados dentro de uma pasta recém-criada.

3. Insira um nome para a pasta que substitua o texto Nova Pasta.

4. Pressione Retorno para aceitar o novo nome da pasta.

Como alternativa, enquanto estiver na perspectiva Projetos, escolha Nova Pasta no menu Mais, abaixo da barra lateral, ou escolha Arquivo > Nova Pasta.

Opções de Layout

A aparência geral dos itens na estrutura de tópicos é determinada por preferências de Layout.

A escolha principal fica entre dois tipos de layout:

• O layout Colunas, em que o título aparece ao lado dos detalhes dos itens de sua preferência, em uma única linha. Este é o ajuste padrão.

• O layout Fluido, em que o título expande a largura da estrutura de tópicos e tem seus detalhes mostrados abaixo dele.

O layout padrão inclui colunas para o projeto, etiquetas, data de vencimento, ícone de nota e ícone de bandeira do item, ao lado do título. As alterações feitas nas preferências de Layout afetam a vista de estrutura de tópicos em todo o app.

Se fizer alterações e depois decidir que prefere o layout padrão original, você poderá retornar a ele clicando em Redefinir.

Para personalizar ainda mais a aparência dos itens na estrutura de tópicos, você pode usar o submenu Visualizar > Mostrar Título Completo do Item para escolher se deseja que os títulos dos itens sejam truncados em uma única linha quando não estiverem selecionados ou se prefere sempre expandi-los em várias linhas quando necessário.

Layouts de Perspectivas Personalizados

Com o OmniFocus Pro, é possível personalizar o layout da estrutura de tópicos para perspectivas individuais, adaptando-o às suas necessidades com as Opções de Visualização de cada perspectiva.

Nas Opções de Visualização de uma perspectiva individual, escolha um layout diferente de Usar Preferências para substituir o padrão para essa perspectiva, com o layout Fluido ou um conjunto de colunas de sua preferência.